X Cerrar
Los Organismos garantes son los responsables de asegurar, en el ámbito de su competencia, el ejercicio de los derechos de acceso a la información y la protección de datos personales, conforme a los principios y bases establecidos por el artículo 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, así como por lo previsto en esta en la LGTAIP y demás disposiciones aplicables. (artículo 37º, LGTAIP). Se integran por el INAI y los 32 Institutos o Comisiones que hay en cada estado de la República Mexicana.
A
X Cierre de Info. Complementaria
Por otro lado, todas las personas deben interesarse y adquirir el hábito de acceder a la información pública que generan los sujetos obligados, tanto para informarse de las acciones que llevan a cabo, vigilar sus actos y evaluarlos, como para tomar decisiones a partir de ésta.
La cultura de transparencia y acceso a la información consiste en convocar a los sujetos obligados y a las personas que integran la sociedad, a conocer y ejercer sus derechos y obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información. En coordinación con los organismos garantes, asegurar que éstos se cumplan, lo cual implica promover un cambio en los valores, normas y creencias básicas que sobre el manejo de la información pública desarrollen los sujetos obligados, en particular y las personas, en general.
Los sujetos obligados deben rendir cuentas sobre las acciones que llevan a cabo, así como justificar en qué y cómo gastan el presupuesto asignado. En estas tareas se involucran especialmente las y los administradores de sujetos obligados (A de SO) o titulares de las unidades administrativas y las y los administradores de unidad administrativa (A de UA). Ambas figuras forman parte de los sujetos obligados, responsables de compartir la información en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT) de lo que éstos hacen y cómo lo hacen.
Las tres acciones involucradas en el desarrollo de la cultura de transparencia y acceso a la información están imbricadas, es decir, no se puede pasar por alto u obviar ninguna. Cada una implica un gran esfuerzo en su ejecución.
Para acceder al conocimiento y ejecutar adecuadamente las obligaciones legales que como administradora o administrador tienes, la capacitación es un aspecto inicial y fundamental. Sin embargo, quizá interiorizar y vivir el ejercicio de esta cultura es una acción más compleja, ya que constituye un proceso permanente, que involucra tanto lo anterior, así como las acciones y actitudes de quienes forman parte de tu centro de trabajo. De una u otra manera, cada persona que labora en éste, especialmente tú, como administradora o administrador, contribuyen a la generación de la información, su gestión o su difusión; por tanto, están involucrados y son parte activa de esta cultura; razón por la cual, deben prepararse para ejercerla y estar dispuestos a vivirla día a día.
1.1.1 Cultura de transparencia y acceso a la información
¿Qué es y cómo puedo adquirirla?
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1.1 Preguntas iniciales
Guía instructiva para el uso del SIPOT
Contenido en construcción
Objetivo general
MÓDULO I. CULTURA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Que las y los administradores de sujetos obligados (A de SO) y administradores de unidad administrativa (A de UA) identifiquen algunos componentes relacionados con la cultura de transparencia y acceso a la información, a partir de la revisión y la reflexión de su importancia en el marco de sus obligaciones, a fin de evidenciar la relevancia de sus acciones para el desarrollo de un gobierno abierto, democrático y con mayor credibilidad, así como su impacto positivo en la sociedad.
Integrantes de Sujetos Obligados (SO), especialmente a Administradores de Sujetos Obligados (A de SO) y Administradores de Unidades Administrativas (A de UA).
1
Dirigido a:
2
3. Asumir una nueva forma de entender, ser parte y vivir el ejercicio de la transparencia y el derecho de acceso a la información, con la convicción de que la construcción de esta cultura requiere de su participación activa y permanente, ya que tienen la responsabilidad de informar sobre las acciones que llevan a cabo los diferentes sujetos obligados; teniendo en cuenta y asumiendo la importancia y relevancia que tienen éstas para que las personas tengan acceso a la información, visible y entendible, relacionada con cada sujeto obligado; de esta forma los individuos se encontrarían más y mejor informados. Igualmente, serviría para la construcción y consolidación de un gobierno abierto, democrático y con mayor credibilidad.
Asumir una nueva
forma de entender,
ser parte y vivir el
ejercicio de la
transparencia y el
derecho de acceso
a la información.
Retomar estos conocimientos como sustento en la ejecución o aplicación de las obligaciones.
Contar con conocimientos sobre los temas de esta cultura.
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Para las y los A de SO y A de UA ser parte de la cultura de transparencia y acceso a la información es necesario y posible mediante la ejecución conjunta de tres acciones:
1. Contar con conocimientos sobre los temas involucrados con esta cultura: a) componentes básicos como: transparencia, información pública, rendición de cuentas, sujetos obligados, datos personales, entre otros; b) componentes legales, como: antecedentes legales de acceso a la información pública, la Ley General de Acceso a la Información Pública (LGTAIP) y otras leyes vinculadas con el tema; y c) componentes instrumentales, como: los Lineamientos Técnicos Generales (LTG), los Lineamientos Técnicos Federales y el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT).
2. Retomar estos conocimientos como sustento en la ejecución o aplicación de las obligaciones, en materia de transparencia y acceso a la información, que les corresponden en su calidad A de SO o A de UA, teniendo en cuenta la importancia y relevancia de éstas en la consolidación de esta cultura.
La información pública es toda aquella que generan, poseen o administran los sujetos obligados en el ámbito federal, estatal y municipal, sobre las acciones que realizan, los recursos públicos que ejercen, y los indicadores que permiten rendir cuentas del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos, en el marco de sus obligaciones.
Según el Glosario del portal de Transparencia Presupuestaria, un indicador “es un instrumento para medir el logro de los objetivos de los programas y referente para el seguimiento de los avances y para la evaluación de los resultados alcanzados”.
Debe ser:
- Pública (estar a disposición de toda persona que la requiera).
- Accesible (presentarse y difundirse de manera clara y por los medios que más convengan al público al que va dirigida).
- Actualizada y oportuna (en otras palabras, mantenerse permanentemente al día y vigente).
- Veraz (guardar completa correspondencia y coherencia con los documentos y expedientes en los que conste el ejercicio de las facultades de los sujetos obligados).
- Generadora de conocimiento público útil, que tanga valor para el grupo social al que va dirigido. (Esto significa que la información debe ser comprensible y precisa; en este marco, los datos estadísticos y comparativos son de gran ayuda).
Toda persona tiene derecho al libre acceso a la información plural y oportuna, así como a:
- buscar, es decir, atraerse información;
- recibir, esto es, a ser informado; y
- difundir, lo que implica informar.
1.2.1 ¿Qué es la Información pública?
La información que difundan y actualicen los sujetos obligados en sus portales de internet, así como en la Plataforma Nacional de Transparencia, deberá cumplir con los atributos de calidad de la información y accesibilidad (Art 4, LGTAIP).
1.2 Componentes básicos
La calidad de la información se refiere a que debe ser veraz, confiable, oportuna, congruente, integral, actualizada, accesible, comprensible y verificable.
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Probablemente desde el rol de administrador o administradora que tienes, una de las maneras para contribuir a generar información pública socialmente útil, accesible, verás y actualizada, es presentar la de tu centro de trabajo de manera oportuna, organizada, clara y completa; de tal suerte que el público comprenda las actividades que llevan a cabo, la manera en la que ejercen los recursos y los resultados que han obtenido en su aplicación, y que esto le ayude a estar mejor informado y a la toma de decisiones como ciudadano o autoridad.
- Universal (todas las personas gozan de éste, sin excepción).
- Prioritario (al entrar en conflicto con otros derechos, tienen que ser protegidos de una forma prioritaria).
- Innegociable (no puede negarse a ninguna persona).
1.2.2 ¿Por qué el acceso a la información es considerado como un derecho humano?
Este derecho está plasmado en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y es obligación del Estado reconocerlo y respetarlo.
Todos tenemos derecho a saber qué sucede en el país, en sus organizaciones e instituciones. La información que difundan se convierte en herramienta importante para la toma de decisiones, y es “…un instrumento para hacer valer otros derechos humanos: el acceso a la información permite conocer qué derechos se tienen y cómo defenderlos.” (CIDH, 2011, p. 10).
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En el rol de administradora o administrador que tienes, una de las maneras en la que te vinculas con este derecho es mediante la difusión de información, aunque también tienes derecho a buscar, solicitar y recibir información en tu papel de ciudadana o ciudadano.
Tener acceso a la información que generan los sujetos obligados es relevante para cualquier proyecto de vida, puesto que fortalece la democracia y el respeto a los derechos humanos de cualquier individuo.
El derecho de acceso a la información se reconoce como un derecho humano, ya que es inherente a todas las personas, sin distinción alguna de raza, sexo, nacionalidad, origen étnico, lengua, religión o cualquier otra condición. Como derecho humano, el acceso a la información es:
Para actuar con transparencia en tus funciones como administradora o administrador, es importante que las acciones que se llevan a cabo en tu unidad administrativa estén bien organizadas y respaldadas, es decir, que la documentación que la sustenta no esconda nada; de tal suerte que la información que publiques esté amparada y en plena correspondencia en esa documentación.
En realidad, bien entendida, la transparencia significa poner orden en la información que generan de manera cotidiana, por tanto, no existe diferencia entre el trabajo que realizan día con día y la transparencia.
Objeto enfocado en necesidades
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La trasparencia consiste en que los sujetos obligados hagan claro y visible el ejercicio de sus funciones, el manejo de sus recursos, las decisiones que toman en el ámbito de su competencia, poniendo a plena disposición de la sociedad y del escrutinio público la información que poseen, de forma directa accesible para todos aquellos involucrados y que su lectura sea de fácil comprensión y en medios electrónicos de alto impacto.
Para este propósito cobra particular relevancia los portales de internet de los Sujetos Obligados y en plataforma nacional, a través del SIPOT, así como en otros medios disponibles, para que las personas puedan acceder a la información, sin necesidad de emitir una solicitud de información.
La transparencia gubernamental contribuye a:
- Erradicar el secretismo de las acciones que llevan a cabo los sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones.
- Mejorar su actuar y la rendición de cuentas.
- Desarrollar la democracia en el país.
La información que se publique, como resultado de las políticas de transparencia, deberá permitir la generación de conocimiento público útil para:
- Disminuir asimetrías en el acceso a la información.
- Mejorar los accesos a trámites y servicios.
- Optimizar la toma de decisiones de autoridades o ciudadanos.
- Tener un objeto claro enfocado en las necesidades de diferentes sectores de la sociedad (art. 58, LGTAIP).
Disminuir
asimetrías
1.2.3 ¿En qué consiste la transparencia?
Mejorar
accesos
Optimizar toma de decisiones
El conocimiento público útil consiste en transformar la información generada, a partir de mezclarla con las experiencias y valores propios de la cultura de transparencia y acceso a la información, para convertirla en conocimiento relevante y de utilidad para la sociedad y no sólo para cada individuo.
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1.2.5 ¿Qué es la transparencia proactiva?
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La política de la transparencia proactiva promueve:
- Dejar de concebir la transparencia como una carga administrativa adicional y como un factor de riesgo institucional.
- La publicación de información adicional a la que establece como mínimo las leyes en la materia, cuidando no vulnerar otros derechos como a la protección de datos personales.
- Cambiar el paradigma del uso exclusivo de la información por parte de la autoridad.
-La generación y publicación de Información de calidad y socialmente útil: relevante, oportuna, accesible y estandarizada.
- El uso de la tecnología, los medios y los formatos para difundir la información, que más convenga al público.
- Que la sociedad se apropie de su derecho de acceso a la información.
Una vertiente de la transparencia es la transparencia proactiva, la cual se enfoca en que los sujetos obligados compartan información que no exige la ley, sino aquella que consideran es de interés o necesidad de la sociedad. También consiste en la generación de soluciones para hacer más sencillo el acceso a la información.
Desde tu función como administradora o administrador puedes contribuir a promover la transparencia proactiva en tu centro de trabajo. Quizá, proponer mejorar la automatización de los procesos para la generación y presentación de reportes sobre la información que comparten, lo que, probablemente, implicaría una reingeniería de las actividades propias tu centro de trabajo, para optimizar la obtención, clasificación organización y manejo de la información.
También podría ser proponer alguna consulta en el sitio institucional para identificar qué información de la que generan es socialmente útil y de qué manera, es decir, en qué formatos, resulta más sencilla y ágil su consulta.
Andreas Schedler (2009) habla de los tres pilares de la rendición de cuentas, los cuales, dice, permiten prevenir y corregir abusos de poder:
- Información, respecto a las acciones que los servidores públicos llevan a cabo.
- Justificación, respecto a cómo realizaron esas acciones y por qué lo hacen así.
- Castigo, en caso de que no hayan cumplido con sus obligaciones.
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1.2.6 ¿Qué es la rendición de cuentas?
Esto nos permite entender que la rendición de cuentas no se reduce a proporcionar información y justificarla, también incluye las sanciones para las instituciones, y para sus servidoras o servidores públicos que violen las obligaciones que tienen asignadas. Por ello, la participación ciudadana es fundamental; es la sociedad quien, a partir de evaluar su actuación, toma decisiones que pueden orientar sanciones, tanto sociales como legales.
Tres Pilares de la rendición de cuentas
La rendición de cuentas es un proceso en el que las y los servidores públicos informan y justifican sus acciones con el fin de ser transparentes ante la sociedad, y se sujetan a las sanciones o recompensas correspondientes, en caso de actuar o no conforme sus obligaciones.
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- Las dependencias, organismos, órganos y entidades de administración de los tres niveles de gobierno (federal, estatal, municipal).
- El Poder Ejecutivo del Estado, las dependencias, organismos auxiliares, órganos, entidades, fideicomisos y fondos públicos.
- El Poder Legislativo del Estado, los organismos, órganos y entidades de la Legislatura y sus dependencias.
- El Poder Judicial, sus organismos, órganos y entidades, así como el Consejo de la Judicatura del Estado.
- Los organismos constitucionalmente autónomos.
- Los tribunales administrativos y autoridades jurisdiccionales en materia laboral.
1.2.7 ¿Quiénes son los Sujetos Obligados (SO)?
Los sujetos obligados deberán rendir cuentas de sus actos, transparentar sus acciones, así como garantizar y respetar el derecho de acceso a la información pública.
- Los partidos políticos y agrupaciones políticas.
- Los fideicomisos y fondos públicos que cuenten con financiamiento público, parcial o total, o con participación de entidades de gobierno.
- Los sindicatos que reciban y/o ejerzan recursos públicos en los ámbitos federal, estatal y municipal.
- Cualquier persona física o jurídico colectiva que reciba y ejerza recursos públicos en los ámbitos federal, estatal y municipal.
- Cualquier otra autoridad, entidad, órgano u organismo de los poderes federal, estatal o municipal, que reciba recursos públicos.
Son todas las autoridades, entidades, órganos y organismos federales, estatales y municipales, que reciban y ejerzan recursos públicos y realicen actos de autoridad, sujetos a las obligaciones de transparentar y permitir el acceso a su información y proteger los datos personales que obren en su poder, como, por ejemplo:
Como administradora o administrador de un sujeto obligado, es recomendable que conozcas todas las obligaciones que te fueron asignadas. Esto te permitirá realizar mejor tus tareas y actuar conforme a la ley.
Cabe mencionar que las unidades administrativas son direcciones generales o equivalentes, con funciones propias que las distinguen de las demás áreas de un organismo y tienen facultades para ejercer gasto público. Cuentan con información que debe hacerse pública, según las correspondientes obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información que la ley les asigna. Cada sujeto obligado puede integrarse de varias unidades administrativas y unidades de transparencia.
Cabe mencionar que las unidades administrativas son direcciones generales o equivalentes, con funciones propias que las distinguen de las demás áreas de un organismo y tienen facultades para ejercer gasto público. Cuentan con información que debe hacerse pública, según las correspondientes obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información que la ley les asigna. Cada sujeto obligado puede integrarse de varias unidades administrativas y unidades de transparencia.
Otras facultades de la o el Administrador de Sujeto Obligado
La o el Administrador de Sujeto Obligado tiene la facultad normativa y técnica de revisar todas las operaciones realizadas por sus unidades administrativas; es decir, podrá verificar la información cargada, así como las modificaciones y el borrado de registros que lleven a cabo las y los administradores de las unidades administrativas, desde su ambiente de trabajo.
De esta forma, podrá acceder al resultado de todas las acciones que dicho usuario efectuó en el SIPOT.
Asimismo, podrá realizar cargas, modificar o dar de baja registros, desde su ambiente, en los formatos que tienen asignados sus unidades administrativas.
Para poder ejecutar estas operaciones deberá seleccionar la unidad administrativa y el usuario ligado a ésta, a fin de que el SIPOT dirija el alta, baja o cambio de registros al correo correspondiente del Administrador de Unidad Administrativa; no obstante, cualquier acción realizada por el Administrador de Sujeto Obligado se registrará en la bitácora de movimientos para deslindar responsabilidades. Cabe señalar que el resultado de las acciones efectuadas en el ambiente de Sujeto Obligado, podrá ser observado por el usuario Administrador de Unidad Administrativa a quien se cargó la operación.
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El administrador de sujeto obligado es el titular de la unidad de transparencia, responsable de realizar las siguientes tareas en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia:
1.2.8 ¿Quién
es el Administrador de Sujeto Obligado?
- Administrar las unidades administrativas. Dar de alta, eliminar y modificar en el sistema a las unidades administrativas.
- Administrar a los usuarios. Dar de alta, eliminar y modificar en el sistema a los usuarios de unidades administrativas.
- Asignar los formatos correspondientes a cada unidad administrativa.
Para llevar a cabo sus tareas debe, también:
- Preparar la información acorde con sus funciones y atribuciones.
- Organizar la información conforme con los Lineamientos Técnicos Generales.
- Coordinarse, en su caso, con otras unidades administrativas.
- Administrar la información en el SIPOT.
Como administrador o administradora de sujeto obligado o titular de la unidad de transparencia eres el enlace oficial de comunicación entre el INAI y tu dependencia; por tanto, es importante que estés en constante comunicación con el Instituto para resolver aquellas situaciones técnicas y normativas que se presenten en el marco de tus obligaciones.
- Establecer políticas internas para conducirse de forma transparente.
- Generar las condiciones y mecanismos que permitan la participación de la sociedad para manifestar su punto de vista respecto a las funciones que realizan y la colaboración para construir conjuntamente un mejor gobierno.
- Crear mecanismos para rendir cuentas de sus acciones.
- Promover la eficacia tanto en la organización de su trabajo como en su propio desempeño.
Los organismos garantes, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvarán a los sujetos obligados y representantes de la sociedad civil en la implementación de mecanismos de colaboración para la promoción e implementación de políticas y mecanismos de apertura gubernamental (Art. 59, LGTAIP).
Contar con una administración transparente para el uso de sus recursos, que rinda cuenta de sus acciones y ponga a disposición de las personas su información de manera clara y accesible, genera valor público, es decir, no solo cumple con sus obligaciones, sino que lo hace de tal manera que responde efectivamente a las necesidades de los ciudadanos, esto es, da acceso a la información que el público valora.
El gobierno abierto hace posible que cualquier persona o grupo pueda dar seguimiento y, de alguna manera, evaluar los compromisos que tienen las organizaciones y sus funcionarios, con lo cual los individuos y la sociedad coparticipan en el desarrollo de la administración pública.
1.2.10 ¿Qué es el Gobierno abierto?
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Un gobierno abierto es aquel que lleva a cabo una gestión pública basada en la apertura de sus instituciones para:
Para ello deberá:
- Preparar la información acorde con sus funciones y atribuciones.
- Organizar la información conforme con los Lineamientos Técnicos.
- Coordinarse con otras unidades administrativas de la misma organización (SO).
- Cargar la información al SIPOT atendiendo los formatos asignados y a los procedimientos y recomendaciones que se presentan en el módulo 3 de esta guía.
Es la o el servidor público designado por el titular de la Unidad Administrativa, encargado de realizar la carga, modificación y actualización de la información, correspondiente con sus funciones y atribuciones, que deben reportar en el SIPOT, atendiendo las obligaciones que tiene su organismo como sujeto obligado.
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1.2.9 ¿Quién es el Administrador de Unidad Administrativa?
Como administradora o administrador de unidad administrativa deberás asegurar que la información que publicas en el SIPOT guarde estricta correspondencia y coherencia plena con los documentos y expedientes en los que se documenta el ejercicio de las facultades, funciones y competencias del área administrativa que representas; así como atender la actualización de la información, por lo menos cada tres meses, salvo que la Ley establezca otro plazo.
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1.3.1 ¿Cuáles son los principales antecedentes legales del acceso a la información pública?
Diciembre de 1977. 1ra. Reforma al artículo 6º Constitucional
“El derecho a la información será garantizado por el Estado”. Este derecho se incorpora en el marco de la reforma política, con el objetivo principal de garantizar el derecho ciudadano de ejercer un voto informado a partir de conocer la plataforma ideológica de las diversas corrientes políticas con presencia en el país.
Junio de 2002. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
La Ley regula principalmente el derecho de acceso a la información pública gubernamental y la protección de datos personales; ésta se aplica únicamente a las instituciones públicas del ámbito federal.
Julio de 2007. Reforma al artículo 6º Constitucional
Se adiciona un segundo párrafo al artículo 6º de la Constitución.
“Toda persona tiene derecho al libre acceso a la información plural y oportuna.”
Se establecen los principios y bases que rigen en el ámbito federal, estatal y al Distrito Federal.
1.3 Componentes legales
Mayo de 2015. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Se publica la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, reglamentaria del artículo 6º Constitucional, que tiene por objeto establecer los principios, bases generales y procedimientos para garantizar el derecho de acceso a la información en posesión de cualquiera que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación, las Entidades Federativas y los municipios.
Febrero de 2014. Reforma al artículo 6º Constitucional
En esta reforma se establece:
-Incluir como sujetos obligados a partidos, sindicatos, fideicomisos y fondos públicos, así como a cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad.
-Dotar de Autonomía Constitucional a los organismos garantes.
-Establecer el Sistema Nacional de Transparencia.
-Implementar la Plataforma Nacional de Transparencia.
-Deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que derive de sus facultades, competencias o funciones.
-Emitir tres Leyes Generales en materia de: Transparencia y Acceso a la Información, Protección de Datos Personales en el sector Público y Archivo.
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Indican las especificaciones necesarias para la homologación en la presentación y publicación de la información, al tiempo que detallan los criterios mínimos, tanto de contenido como de forma, que los sujetos obligados deberán tomar en consideración al preparar la información que publicarán para cumplir con sus obligaciones de transparencia.
Cada uno de los momentos y marcos jurídicos que se han ido sumando sobre el tema han aportado a la construcción de un gobierno abierto, donde la transparencia, el acceso a la información, la rendición de cuentas y la participación activa de las personas son el marco de un Estado más eficiente y democrático.
Las reformas constitucionales en la materia y las leyes que de ellas emanan, están modificando el entorno organizacional de los sujetos obligados y promueven nuevas reglas que regulan y consolidan la rendición de cuentas, lo que abre una gran oportunidad para la democratización del país.
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Mayo de 2016. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Esta Ley abroga la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) del 11 de junio de 2002.
Tiene por objeto proveer lo necesario en el ámbito federal, para garantizar el derecho de acceso a la Información pública en posesión de cualquier sujeto obligado. Consta de 206 artículos. Está armonizada con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y es reglamentaria del artículo sexto constitucional en materia de Transparencia (febrero de 2014).
Mayo de 2016. Lineamientos Técnicos Generales (LTG)
Son los lineamientos para la publicación, homologación y estandarización de la información de las obligaciones establecidas en el título quinto y en la fracción IV del artículo 31º de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, que deben de difundir los sujetos obligados en los portales de Internet y en la Plataforma Nacional de Transparencia.
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1.3.2 ¿Qué es Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LGTAIP)?
Es la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, reglamentaria del artículo 6º Constitucional, aprobada el 5 de mayo de 2015, de orden público y de observancia general en toda la República.
Está integrada por nueve títulos, 226 artículos y 13 transitorios.
Tiene por objeto establecer los principios, bases generales y procedimientos para garantizar el derecho de acceso a la información en posesión de cualquier sujeto obligado.
En esta ley se establece la reglamentación para la aplicabildad de los reformas en materia de transparencia y acceso a la información, donde se distribuyen las competencias entre los diferentes niveles de gobierno y órganos garantes; se proponen una serie de reglas, bases y principios para favorecer el ejercicio del derecho a la información.
Asimismo:
- Distribuye competencias entre los organismos garantes de acceso a la información de la Federación y de las entidades federativas.
- Define la integración y funcionamiento del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, cuyo propósito será fortalecer la rendición de cuentas del Estado mexicano.
- Promueve y fomenta la cultura de la transparencia en el ejercicio de la función pública, el acceso a la información, la participación ciudadana, así como la rendición de cuentas.
- Promueve la creación de una Plataforma Nacional de Transparencia que permita cumplir con los procedimientos y obligaciones de los sujetos obligados, atendiendo las necesidades de accesibilidad de los usuarios.
Entre sus directrices están:
- Determina las atribuciones del INAI, como el organismo responsable de garantizar en el ámbito federal el ejercicio de los derechos de acceso a la información y la protección de datos personales, conforme a los principios y bases establecidos por el artículo 6º de la Constitución y en la Ley General de Transparencia.
- Fija los procedimientos y plazos para hacer efectivo el derecho de acceso a la información.
- Señala las obligaciones de transparencia específicas de los sujetos obligados en el ámbito federal.
- Determina las nuevas y específicas obligaciones que los sujetos obligados, en el ámbito de sus atribuciones, deberán cumplir de forma adicional a las ya establecidas en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
1.3.3 ¿Qué es la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LFTAIP)?
La nueva Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública publicada el 9 de mayo de 2016, está armonizada con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Esta ley abrogó la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) del 11 de junio de 2002. Consta de 206 artículos.
Tiene como objeto proveer la reglamentación, en el ámbito federal, para garantizar el derecho de acceso a la Información Pública en posesión de cualquier autoridad que reciba y ejerza recursos públicos federales o realice actos de autoridad.
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26
Los LTG regulan:
- La forma: Las características que debe presentar la información.
- Los términos: Las condiciones, las reglas o los argumentos que deben considerarse para el cumplimento de la Ley en la materia.
- Los plazos: El tiempo y momentos para llevar a cabo la publicación y actualización de la información.
- Los formatos: Los campos y la estructura para presentar de manera organizada y sistematizada la información y los datos específicos que se requieren con base en lo estipulado en las diferentes fracciones involucradas. Estos permiten asegurar que su organización, presentación y publicación sea homogénea.
También definen:
- Las políticas generales para la difusión, publicidad y actualización de la información que poseen los sujetos obligados.
- Los criterios sustantivos y adjetivos, que especifican los elementos mínimos de contenido, de calidad, de actualización y de formato que debe cumplir la información.
Asimismo, establecen que la información publicada en los portales de transparencia de los sujetos obligados y en la Plataforma Nacional, deberá ser veraz, confiable, oportuna, congruente, integral, actualizada, accesible, comprensible y verificable.
Son las directrices que deben observar de manera obligatoria todos los sujetos obligados en sus diferentes ámbitos: federal, estatal y municipal, para la publicación, homologación y estandarización de la información de sus obligaciones prescritas en el Título Quinto y en la fracción IV del artículo 31º de la LGTAIP, que deben de difundir en sus portales de Internet y en la Plataforma Nacional de Transparencia, a través del SIPOT.
Los Lineamientos Técnicos Generales fueron aprobados por el Pleno del Sistema Nacional de Transparencia el 13 de abril de 2016 y publicados en el Diario Oficial de la Federación el 4 de mayo de mismo año.
Los LTG fueron modificados el 28 de diciembre de 2017.
Por su parte, los Lineamientos Técnicos Federales son de observancia obligatoria para sujetos obligados en el ámbito federal; tienen como propósito regular la forma, términos y plazos en que se atenderán las obligaciones establecidas en los Capítulos I y II del Título Tercero de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley Federal); detallan los criterios mínimos, tanto de contenido como de los atributos que debe ofrecer lo que se informa, así́ como los formatos a usar para la homologación en la presentación y publicación de la información.
1.4 Componentes instrumentales
Tabla de obligaciones
La tabla de obligaciones presenta, el número de obligaciones y formatos que corresponden a cada artículo que se describen en los LTG, así como los sujetos obligados que a quienes aplican.
Según la LGTAIP se presentan:
48 abligaciones comunes a todos los SO, derivadas del artículo 70, que se materializan en 82 formatos a atender.
Así como 125 obligaciones específicas, derivadas de los artículos 71 al 82, que atienden diferentes sujetos obligados.
Trabajar con formatos preestablecidos presenta algunas ventajas que te conviene tener presentes, por ejemplo, permite una base común para organizar e incorporar los datos de todos los sujetos obligados en el SIPOT, lo que redunda en contar con información homogénea, sistematizada y completa, a la que pueden acceder todas las personas; asimismo, cuando empleas uno o varios formatos, vas comprendiendo su lógica estructural y sumas elementos de aprendizaje para trabajar con los siguientes y para cuando realizas la actualización de la información.
Por otro lado, existe un diccionario de datos que te ayuda con orientaciones para llenar diferentes componentes del formato.
Título Quinto. Referido, de manera general, a las obligaciones comunes y particulares en materia de Transparencia.
Fracción IV del artículo 31º. Que refiere como función del Sistema Nacional: establecer los criterios para la publicación de los indicadores que permitan a los sujetos obligados rendir cuentas del cumplimiento de sus objetivos y resultados obtenidos.
Estructura de los Lineamientos Técnico Generales
En esta tabla se describen cada uno de los componentes que integran las fracciones, sus características y un ejemplo que amplía la descripción del componente.
1.4.3 ¿Qué son los Lineamientos Técnicos Generales (LTG)?
Se compone de cuatro herramientas básicas que permiten integrar cuatro sistemas:
1. Sistema de solicitud de acceso a la información (SISAI): Es la plataforma que permite a todas las personas realizar y gestionar las solicitudes de información, así como las de la protección de datos.
2. Sistema de gestión de medios de impugnación (SIGEMI): Plataforma que permite presentar y dar seguimiento a los medios de impugnación (quejas) relacionados con los recursos de revisión, inconformidad y denuncias.
3. Sistema de portales de obligaciones de transparencia (SIPOT): Plataforma que contiene la información de todos los sujetos obligados en el país.
4. Sistema de comunicación entre organismos garantes y sujetos obligados (SICO): Es la herramienta de comunicación entre los sujetos obligados y los organismos garantes.
La Plataforma Nacional de Transparencia (PNT) es un instrumento que unifica y facilita el acceso a la información pública gubernamental en todo el país.
1.4.1 ¿Qué es la Plataforma Nacional de Transparencia?
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La PNT permite cumplir con los procedimientos y obligaciones de los sujetos obligados, atendiendo las necesidades de accesibilidad de los usuarios.
El Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT) es la herramienta electrónica que permite a los sujetos obligados de todos los ámbitos —federal, estatal y municipal— incorporar la información correspondiente con sus obligaciones en materia de transparencia, contenidas en la LGTAIP, LFTAIP o Ley Local, para ponerla al alcance de los particulares.
En el SIPOT se incorpora la información a partir de los componentes que dictan los lineamientos técnicos generales, en los respectivos formatos.
Es en este sistema, dentro de la Plataforma Nacional de Transparencia, donde las y los Administradores de Sujetos Obligados o titulares de las unidades de transparencia, y las y los Administradores de Unidades Administrativas llevan a cabo las tareas que les fueron encomendadas en su correspondiente centro de trabajo, en materia de transparencia y acceso a la información pública.
1.4.2 ¿Qué es el SIPOT?
25
1.5 Componentes de cierre
1.5.1 Resumen
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27
30
1.5.3 Referencias
Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH) (2011). El derecho de acceso a la información en el marco jurídico interamericano, OEA. Recuperado de: https://www.oas.org/es/cidh/expresion/docs/publicaciones/ACCESO%20A%20LA%20INFORMACION%202012%202da%20edicion.pdf
Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH) (2006). Estudio especial sobre el derecho de acceso a la información, OEA. Recuperado de: http://www.cidh.oas.org/relatoria/section/Estudio%20Especial%20sobre%20el%20derecho%20de%20Acceso%20a%20la%20Informacion.pdf
Constitución de los Estados Unidos Mexicanos (CEUM) Diario Oficial de la Federación de los Estados Unidos Mexicanos, 27 de agosto de 2018. Recuperado de: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/1_270818.pdf
Convención Americana de Derecho Humanos (CADH) (1981). Recuperado de: http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=4645612&fecha=07/05/1981
Declaración Universal de los Derechos Humanos (DUDH)(1948). Recuperado de: http://www.un.org/es/universal-declaration-human-rights/
Ley Federal de Acceso a la Información Pública (LFAIP) (2016). Recuperado de:
http://www.dof.gob.mx/avisos/2493/SG_090516/SG_090516.html
Ley General de Acceso a la Información Pública (LGTAIP) (2015). Recuperado de:
http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5391143&fecha=04/05/2015
Lineamientos Técnicos Generales (LTG) Diario Oficial de la Federación de los Estados Unidos Mexicanos, 10 de noviembre de 2016. Recuperado de: http://snt.org.mx/images/Doctos/Lineamiento_de_Obligaciones_y_Anexos.pdf
Schedler, Andreas (2004). ¿Qué es la rendición de cuentas?, México, Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. Recuperado de: http://inicio.ifai.org.mx/PublicacionesComiteEditorial/Cuadernillo%2003%20B.pdf
Transparencia Presupuestaria. Observatorio del gasto. Glosario. Recuperado de: http://www.transparenciapresupuestaria.gob.mx/es/PTP/Glosario
Una vez que concluiste el estudio de este módulo, te invitamos a realizar el cuestionario de evaluación correspondiente.
Se integra con nueve preguntas de opción múltiple que podrás responder si has revisado con atención los contenidos de este módulo. Se ubica en la plataforma de aprendizaje (CEVINAI) como “Autoevauación del módulo 1”.
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1.5.2 Autoevaluación
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2.1.1 ¿Qué se requiere para
trabajar en el SIPOT?
Como titular de unidad de transparencia es especialmente importante que conozcas bien tu dependencia y las funciones de cada unidad administrativa o las áreas que la integran, de esto dependerá que des de alta a aquéllas que cumplan con las obligaciones del sujeto obligado que representas, y que asignes los formatos a las unidades administrativas adecuadas, es decir, a las que cuenten con la información correspondiente.
Para llevar a cabo lo anterior, te auxiliarás del manual de organización de tu institución o equivalente, de los lineamientos técnicos correspondientes y de la tabla de aplicabilidad. Esta tabla y los lineamientos técnicos generales 20015-2017 y 2018 podrás descargarlos desde esta guía.
Tener en cuenta estas necesidades hará más sencillas las acciones que deben cumplir como administradores o administradoras.
2.1 Consideraciones y procedimientos generales
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• Equipo de cómputo con acceso a Internet.
• Navegador de internet, preferentemente Mozilla Firefox, Chrome, Microsoft Edge o Internet Explorer.
• Usuario y contraseña, el nombre de usuario es el correo electrónico que fue registrado en la Plataforma Nacional de Transparencia (PNT). Las y los administradores de sujeto obligado o titulares de unidad de transparencia reciben sus usuarios y contraseñas de parte del INAI; mientras que los usuarios y contraseñas de las y los administradores de unidad administrativa son generados y distribuidos por su unidad de transparencia.
• Conocimiento básico de la paquetería de Office, especialmente Excel.
• Contar con los lineamientos técnicos correspondientes a la carga.
• Contar con el diccionario de datos correspondiente.
• Conocer las funciones y atribuciones contenidas en el manual de organización de tu institución o equivalente.
• Haber revisado el Módulo 1 de esta guía.
Es recomendable hacer una prueba de ingreso, especialmente si es la primera vez que entras a esta plataforma, para verificar que tu usuario y contraseña sean los correctos.
- En esta pantalla ingresa los datos que se solicitan en los cuadros de captura de texto: usuario y contraseña, los cuales te asignaron previamente. El usuario es tu correo electrónico con el que te dieron de alta en el sistema.
- Oprime el botón “Iniciar Sesión”.
2.1.2 ¿Cómo ingresar y
salir del SIPOT?
Si el usuario y la contraseña son correctos, habrás ingresado al SIPOT.
Para realizar las funciones que te fueron asignadas, según tu rol, deberás moverte en las opciones “Administración” y “Menú" que se ubican en la parte izquierda.
- Para salir de la Plataforma Nacional de Transparencia debes colocar el cursor en la parte superior donde aparece tu nombre de usuario, oprimir el botón y dar clic en “Cerrar Sesión”.
Si no puedes ingresar después de haberlo intentado en varias ocasiones y de haber revisado que el nombre de usuario (correo electrónico) y la contraseña asignada estén bien escritos, deberás ponerte en contacto con quien te envió tu contraseña para resolver este punto. Si eres administrador de sujeto obligado verifícalo con el organismo garante. Si tienes el rol de administrador de unidad administrativa lo puedes consultar con el titular de tu unidad de transparencia.
Para ingresar al SIPOT deberás seguir los siguientes pasos:
- Teclear en la barra de navegación la URL o dirección de la Plataforma Nacional de Transparencia: http://www.plataformadetransparencia.org.mx
- Aparecerá la pantalla principal o página de inicio de la Plataforma Nacional de Transparencia, que es la siguiente:
- Aparecerá la siguiente pantalla, anota tu contraseña actual donde dice “Contraseña Anterior”, es con la que ingresaste al SIPOT, posteriormente, teclea la nueva y confírmala.
- Al terminar, oprime el botón “Guardar” que se ubica en la parte inferior de la pantalla.
La contraseña debe conformarse de ocho caracteres como mínimo y 12 como máximo, debe incluirse una mayúscula al inicio y al menos un número.
Para este procedimiento no olvides que la contraseña debe integrarse con un mínimo de ocho caracteres y un máximo de 12, entre los que debe incluirse una mayúscula al inicio y al menos un número. La contraseña sólo acepta números y letras así que debe evitarse el uso de caracteres especiales como: " # $ % & ´( ) * + , - . ¿ ? @ ¡ ', entre otros.
- Colócate en la parte superior de la pantalla, donde aparece el nombre de usuario, oprime el botón y elige “Mi cuenta”.
2.1.3 ¿Cómo cambiar la contraseña?
Para cambiar la contraseña debes seguir los siguientes pasos:
- Ingresa al SIPOT con tu usuario y contraseña.
- Las fechas en el sistema generalmente se escriben con el siguiente orden: día, mes y año.
- Los campos de texto pueden variar en extensión. Pueden ser cortos, generalmente entre 60 y 150 caracteres, o largos, entre 200, 250, 500, 1000, 3000 y hasta 4000 caracteres. Para conocer la extensión exacta de caracteres que es posible incluir en cada campo, consulta el diccionario de datos.
- Los montos se expresan en moneda nacional, sin signo de pesos, y no pueden utilizarse más de dos decimales.
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• Ícono de lápiz: indica que se puede editar
• Ícono de bote de basura: indica que se puede borrar
• Ícono para ir a la primera página
• Ícono para ir a la página anterior
• Ícono para ir a la página siguiente
• Ícono para ir a la última página
• Ícono del signo de “más” para agregar
• Ícono de "Descarga" para bajar archivos
• Ícono de "Buscar" para la ubicación de archivos o información
• Listado tipo organigrama o árbol, Presenta los formatos de las fracciones. El nombre del formato se muestra en un tooltip o descripción emergente cuando el cursor del mouse se posiciona en alguno de ellos.
Hacer clic en la flecha para visualizar las fracciones correspondientes a cada artículo.
• Barra de paginación: presenta opciones para navegar por las páginas, ya sea utilizando los números de página, o bien las flechas para avanzar y retroceder.
2.1.4 ¿Cuáles son los recursos básicos del SIPOT?
El SIPOT cuenta con diferentes recursos que se representan con un ícono, una imagen o un tipo de campo. Este conjunto de recursos permite que las y los administradores realicen las acciones debidas para cumplir con sus obligaciones de transparencia.
Los siguientes son los recursos que aparecen con mayor frecuencia:
Para llenar los formatos deberá considerarse que en el SIPOT los campos se encuentran configurados de distinta manera, algunas de las configuraciones más usadas son:
• Catálogos o listas
• Campos de fechas
• Campos de texto
• Campos numéricos
Con el uso periódico del SIPOT te irás familiarizando con sus recursos, funciones y navegación, lo que te permitirá llevar a cabo las tareas asignadas, de acuerdo con tu rol. Verás que es una herramienta intuitiva. Para emplearla con mayor agilidad es muy importante que previamente prepares la información que vas a ingresar al sistema, esto es vital para que cumplas cabalmente con tus obligaciones de transparencia.
Si la unidad de transparencia tiene a su cargo llenar algún formato, es importante que también la des de alta como unidad administrativa y te incorpores como usuaria o usuario, de lo contrario no podrás utilizar y descargar los formatos para el llenado de la información de las obligaciones correspondientes. De tal manera que podrás tener dos roles, el de administrador de sujeto obligado y el de administrador de unidad administrativa.
2.2.1 Qué hacer antes de dar de alta o agregar unidades administrativas?
• Revisar el manual de organización o equivalente con el que opera el sujeto obligado.
• Identificar las funciones que tienen asignadas y que en la práctica realizan las diferentes áreas o unidades administrativas que integran el sujeto obligado.
• Elaborar la relación de unidades administrativas que se darán de alta en el SIPOT; este listado será la base para realizar las otras tareas que efectúan las y los titulares de unidad de transparencia: dar de alta a las y los usuarios como administradores de unidad administrativa y asignar los formatos a cada una de éstas.
Relación de unidades administrativas
Preparar un listado con las unidades administrativas
Para dar de alta las unidades administrativas del sujeto obligado al que perteneces, solo necesitas el nombre oficial de éstas, es decir, el que aparece en el manual de organización o equivalente. Recuerda que si usas en el SIPOT un nombre que no sea el oficial, no podrás fundar legalmente la asignación de formatos en caso de ser necesario.
Es recomendable tener preparada una relación de todas las unidades administrativas que se darán de alta, es decir, las que cargarán información en el SIPOT. Para integrar este listado es necesario:
2.2 Administración de unidades
administrativas en el SIPOT
Tu primera tarea como administrador de sujeto obligado en el SIPOT debe ser dar de alta a las unidades administrativas, ya que no podrás realizar la asignación de formatos si no has ejecutado esta acción.
El nombre de cada una de las unidades administrativas que integres al SIPOT deberá ser el oficial y estar completo. Debe presentar la nomenclatura tal cual como viene en el manual de organización o equivalente del sujeto obligado.
Antes de eliminar una unidad administrativa debes crear aquella con la que se va a sustituir y, en su caso, transferir los formatos.
2.2.2 ¿Cómo dar de alta, modificar y eliminar unidades administrativas?
• Nombre(s), apellido paterno y apellido materno del usuario o usuaria que darás de alta como administrador de unidad administrativa.
• Usuario, este dato lo integrarás con un mínimo de ocho caracteres y un máximo de 12. Puedes retomar el apellido paterno y un número de dos dígitos consecutivos.
• Dirección de correo electrónico institucional.
• Contraseña que asignes con base en los parámetros establecidos: ocho caracteres como mínimo y 12 como máximo que incluyan una letra mayúscula al inicio y al menos un dígito.
• Teléfono de 10 dígitos, los primeros tres para la clave Lada.
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2.3.1 ¿Qué hacer antes de dar de alta a las y los usuarios?
Relación de administradores de unidad administrativa
Contar con esta relación te permitirá corroborar los datos antes de dar de alta a las y los usuarios, copiar y pegar la información en el formulario del SIPOT y evitar errores en la captura.
Es muy importante elaborar la relación con los datos de las y los usuarios y conservar el archivo, ya que cualquier cambio o eliminación de la información requerirá tener a la mano los datos que se registraron previamente, especialmente la dirección de correo electrónico.
Como se muestra a continuación:
2.3 Administración de usuarias
y usuarios en el SIPOT
Integrar una relación con los datos de las y los usuarios que tendrán el rol de administrador de unidades administrativas.
Antes dar de alta a las y los usuarios que incorporarán información en el SIPOT, deberás tener preparada una relación, preferentemente en Excel, con los datos que solicita el sistema para realizar esta acción:
El sistema no permite asignar el mismo correo electrónico a dos personas ni modificarlo, ya que todos los datos que se cargan en el SIPOT se vinculan al correo electrónico.
Si requieres eliminar a una usuaria o un usuario que ya no trabaje en la institución, debes solicitar al INAI la migración de la información que ese administrador o administradora cargó en el SIPOT. Ésta no se vincula de manera automática, la tiene que redireccionar el área de informática del INAI.
Una vez que se ha dado de alta a una usuaria o un usuario, se enviará automáticamente un correo electrónico a dicha persona comunicándole que ha sido dada de alta en la PNT, cabe señalar que la contraseña se la envía quien se la asignó en el SIPOT. A las y los administradores de sujeto obligado se las envía el INAI; mientras que a las y los administradores de unidad administrativa se las envía el titular de su unidad de transparencia.
VIDEO
Alta, modificación de datos, restablecimiento de contraseña y
deshabilitación de usuarias y usuarios administradores
2.3.2 ¿Cómo dar de alta, modificar los datos, restablecer la contraseña y deshabilitar a las y los de usuarios A de UA?
2.4.1 ¿Qué hacer antes de asignar los formatos a cada unidad administrativa?
• Revisar tres tablas que se presentan en esta guía: la de aplicabilidad, la de división temática y la de obligaciones específicas y, de ser necesario, los lineamientos técnicos correspondientes.
El artículo 70 de la LGTAIP es de observancia general, por lo que sus 48 fracciones y 82 formatos son obligatorios para todos los sujetos obligados, con algunas excepciones que se establecen en la tabla de aplicabilidad. Por tanto, el primer ejercicio a realizar consiste en revisar si todas las fracciones de este artículo son obligatorias para tu sujeto obligado y, en todo caso, cuáles no aplican, a fin de distribuir los formatos correspondientes entre las unidades administrativas según sus funciones. Asimismo, revisar la tabla de obligaciones específicas para identificar cuáles artículos son obligatorios de manera particular para tu sujeto obligado.
• Analizar el manual de organización institucional o equivalente para identificar las funciones de cada área o unidad administrativa.
Como apoyo para la distribución de formatos, además de conocer muy bien la organización institucional y las funciones de cada unidad administrativa, te puedes apoyar en la tabla de división temática de las obligaciones del artículo 70, donde se organizan las 48 obligaciones de este artículo en 11 rubros que pueden auxiliarte en la distribución de los formatos a las diferentes áreas de tu sujeto obligado.
• Elaborar una relación de unidades administrativas con los formatos que les corresponden según sus funciones y su relación con las obligaciones que tiene el sujeto obligado.
2.4 Asignar los formatos a cada unidad administrativa en el SIPOT
Relación de formatos y unidades administrativas
Integrar una relación de las unidades administrativas con sus correspondientes formatos.
Antes de asignar los formatos a cada unidad administrativa se recomienda:
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Es recomendable que mantengas una comunicación permanente con las y los administradores de las unidades administrativas que integran tu sujeto obligado. Hay algunos momentos que son clave, como por ejemplo cuando verifiques que la propuesta de asignación de formatos a las diferentes áreas sea la adecuada conforme a las funciones que realizan y los documentos con que cuentan.
La elaboración de esta relación te permitirá realizar la asignación de formatos en el SIPOT de manera ágil y con menos posibilidad de cometer errores.
Es muy importante que la asignación de formatos a las unidades administrativas sea la correcta, es decir, que se base en las funciones que establece el manual de organización o equivalente de tu sujeto obligado, y que en la práctica realizan. Esto con el fin de que las unidades administrativas cuenten con la información que se solicita incluir en los formatos que les fueron vinculados. De lo contrario, se pueden suscitar complicaciones posteriores.
Dada la importancia que tiene la carga de la información, es recomendable que el Comité de transparencia defina procedimientos internos como parte integral de la normativa del sujeto obligado.
2.4.2 ¿Cómo asignar los formatos a cada unidad administrativa y desvincularlos de ésta?
El sistema no permite eliminar formatos donde ya se haya registrado información.
Para la distribución de los formatos en el SIPOT, debes considerar tres posibilidades:
a) Cuando una unidad administrativa llena la totalidad de la información (registros y columnas) de un formato. En este caso el formato es asignado a una sola unidad administrativas, la que cuenta con la información que se solicita incluir en los formatos que le fueron vinculados.
Por ejemplo, el formato de la fracción I del artículo 70 de la Ley General refiere al “marco normativo aplicable al sujeto obligado”. En este caso, si el sujeto obligado cuenta con un área encargada de los asuntos jurídicos y normativos, se le asignará a dicha unidad administrativa este formato.
b) Cuando varias unidades administrativas deben llenar, en conjunto, un mismo formato. Cada una llena la totalidad de las columnas de un formato, aunque sólo de aquellos asuntos que están bajo su responsabilidad. En este caso, el administrador de sujeto obligado es el único que ve la información consolidada correspondiente a ese formato.
Por ejemplo, el formato de la fracción XLI del artículo 70, relativo a “Los estudios financiados con recursos públicos”, puede ser llenado por distintas unidades administrativas de un sujeto obligado, cuando varias solicitan estudios y cuentan con toda la información sobre éstos. En este caso, cada unidad ve su propia información, en tanto que el titular de la unidad de transparencia verá la información consolidad del sujeto obligado al momento de revisar la información cargada con su perfil de administrador de sujeto obligado.
c) Cuando diferentes unidades administrativas deben llenar columnas o registros parciales de un formato. En este caso, es recomendable que el titular de la unidad de transparencia designe a una unidad como “integradora” de la información, de igual forma, es importante definir el esquema para gestionar con éxito la carga de información entre las diferentes unidades administrativas involucradas.
VIDEO
Cómo asignar los formatos a cada unidad administrativa y desvincularlos de ésta
2.5 Principales procedimientos para dar de alta, cambiar y dar de baja información en el SIPOT
Antes de integrar la información que generan los sujetos obligados al SIPOT es recomendable seguir cuatro pasos que en conjunto integran una estrategia denominada “Análisis e integración de la información requerida en cada formato”.
1. Identificar y comprender la información que requiere cada formato.
Para ello es necesario:
2.5.1 ¿Qué hacer y qué tener en cuenta antes de cargar la información en el SIPOT?
- Revisar, en los lineamientos técnicos correspondientes, el artículo, la fracción y el inciso específico de cada obligación y comprenderlos.
- Revisar las explicaciones contextuales que brindan los lineamientos técnicos correspondientes.
- Revisar y analizar los criterios sustantivos y adjetivos solicitados.
- Comprender la estructura del formato en el que debe capturarse la información.
- Revisar las pautas que proporciona el diccionario de datos para el llenado de cada formato.
2. Recabar la información requerida.
Dependiendo del formato y los datos que se soliciten, la información puede obtenerse de:
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- Documentos del propio sujeto obligado (manual de organización, manual de procedimientos, o sus equivalentes; leyes, estatuto, decretos o cualquier normatividad equivalente; así como de documentos sobre las acciones que la institución lleva a cabo).
- Documentos externos como el catálogo del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), para los formatos que solicitan direcciones postales cuyos componentes se basan en la Norma Técnica sobre Domicilios Geográficos emitida por dicho Instituto.
- Expedientes y/o archivos propios de la Unidad Administrativa o de algunas áreas de la institución que manejen la información requerida.
Por ejemplo:
Algunos formatos, como el LGTA70FI “Marco normativo aplicable”, hacen referencia a documentos normativos como la Constitución, su fecha de actualización y validación. En este caso:
- Al subir la Constitución por primera vez, las fechas de actualización y validación son las mismas.
- Cuando este formato se llena de nuevo el siguiente trimestre, si la Constitución no es reformada, se pondrá la fecha de actualización del trimestre anterior y cambiará la de validación, ya que ésta da cuenta de la fecha en que el sujeto obligado verificó y confirmó la vigencia de la información.
Ejercicio. Se refiere al año del que se está reportando la información.
Periodo que se informa. Este comprende dos campos:
Fecha de inicio del periodo que se informa
Fecha de término del periodo que se informa
Generalmente, el periodo corresponde al lapso que se informa: trimestre, semestre, año, etc. según lo establezcan los lineamientos técnicos correspondientes. Se refiere al día, mes y año en el que inicia y termina dicho periodo. En ambos casos, la fecha se escribe con el siguiente formato (ej. 10/07/2018).
Área(s) responsable(s) que genera(n), posee(n), publica(n) y actualizan la información. Se refiere a la(s) unidad(es) administrativa(s) que están involucradas en generar, resguardar o publicar la información.
Fecha de actualización. Se refiere al día, mes y año en que el sujeto obligado modificó y puso al día, por última, vez la información que está publicando en el SIPOT o en su página de Internet (se escribe con este formato: 10/07/2018).
Fecha de validación. Indica el día, mes y año en que el sujeto obligado verificó y confirmó la vigencia de la información que está publicando en el SIPOT o en su página de Internet (se escribe con este formato:10/07/2018). Esta fecha deberá ser igual o posterior a la de actualización.
Para el llenado de cada formato, sea vía formulario Web o con archivo de Excel, te recomendamos seguir la estrategia “Análisis e integración de la información requerida en cada formato” con los cuatro pasos que la conforman. Este proceso te permitirá llenar los formatos que te fueron asignados previamente, atendiendo las especificaciones para su llenado, e incorporarlos al SIPOT de manera más ágil.
También es importante que revises los componentes “Apunte” y “Dato útil” que aparecen en las pantallas donde se presentan los diferentes procesos de captura, ya que ahí se dan aportaciones y tips para cargar la información sin errores.
Campos básicos de llenado
Independientemente del tipo de información y la manera en que ésta se cargue y se suba al SIPOT (vía formulario Web o archivo de Excel), en todos los formatos hay campos que siempre deberán llenarse:
3. Integrar u organizar la información obtenida.
Una vez que se cuenta con la información es necesario prepararla conforme se solicita en el formato, atendiendo a lo que se pide en cada campo, a las especificaciones para su llenado, y a la distribución que se haya hecho de éstos.
La distribución de los formatos en el SIPOT considera tres posibilidades de llenado que repercuten en la integración y organización de la información:
a. Cuando una unidad administrativa llena la totalidad de la información (columnas y registros) de un formato por ser la única responsable de ese asunto y, por lo tanto, toda la información se encuentra en sus archivos. Esa unidad organiza e integra la información que requiere cada formato que le fue asignado.
b. Cuando varias unidades administrativas deben llenar, en conjunto, un mismo formato. Esto puede ocurrir cuando varias oficinas son responsables de un mismo asunto, por ejemplo, la contratación de estudios pagados con recursos públicos. En este caso, el titular de la unidad de transparencia debe distribuir el mismo formato a las diferentes áreas que generan la información; cada una se hace cargo de organizar, integrar e incorporar en el formato la información de los asuntos que están bajo su responsabilidad.
c. Cuando diferentes unidades administrativas deben llenar registros parciales de un formato, es decir, sólo algunas columnas de un asunto. En este caso, el titular de la unidad de transparencia designa a una unidad como “integradora” de la información. Esta área integra y organiza la información que recopila de las unidades involucradas y es también la encargada de subir la información al SIPOT.
Si la unidad de transparencia tiene a su cargo llenar algún formato, es importante que también la des de alta como unidad administrativa y te incorpores como usuaria o usuario, de lo contrario no podrás utilizar y descargar los formatos para el llenado de la información de las obligaciones correspondientes. De tal manera que podrás tener dos roles, el de administrador de sujeto obligado y el de administrador de unidad administrativa.
La información de todas las obligaciones tiene la posibilidad de cargase vía los formularios en línea o mediante archivos de Excel.
La decisión de cuál es la opción más adecuada dependerá de la cantidad de información que se necesita incorporar en cada formato, la cual se relaciona con los datos que genera el sujeto obligado. Cuando el formato requiere mucha información o la información que genera el sujeto obligado es abundante, esto es, cuando se necesita una carga masiva, se recomienda utilizar un archivo de Excel. En cambio, si los registros a llenar son pocos puede ser más ágil emplear el formulario web.
En cualquier caso, es necesario tener preparada la información que se va a incorporar al SIPOT atendiendo a la estrategia mencionada.
Cabe mencionar que en este Módulo: Carga de Información > Carga de Archivos, es posible realizar tres diferentes tipos de carga: Alta, Cambio o Baja, según se requiera:
1. Alta
Se utiliza para cargar, mediante formatos de Excel, nuevos registros al SIPOT.
El formato de Excel debe descargarse desde el módulo Carga de Información > Carga de Archivos. Es un formato que solo presenta la referencia de información que se solicita en cada columna. No cuenta con ningún registro precargado.
2. Cambio
Se utiliza para realizar modificaciones a registros previamente cargados al SIPOT. Por ejemplo: cambios a fechas de actualización y validación.
Para realizar el procedimiento de cambio de registros o información, primero se descarga el formato que contiene la información que va a modificarse, desde el módulo Carga de Información > Administración de Información y, en ese mismo formato, se realizan off line las modificaciones correspondientes, una vez realizados los cambios el formato se sube al SIPOT desde el módulo Carga de Información > Carga de Archivos.
3. Baja
Se utiliza para eliminar registros previamente cargados al SIPOT.
Para realizar el procedimiento de baja de registros o información, primero se descarga el formato que contiene la información que se dará de baja desde el módulo Carga de Información > Administración de Información y, en ese mismo formato, se dejan únicamente aquellos registros que se quieren eliminar, una vez realizados los ajustes en el formato se sube al SIPOT desde el módulo Carga de Información > Carga de Archivos.
En cualquiera de las tres opciones mencionadas se llevan a cabo dos pasos:
I. Descargar el archivo de Excel, desde el módulo Carga de Información > Carga de Archivos, para los que se dan de Alta y desde el módulo Carga de Información > Administración de Información, para realizar cambio o baja de registros.
II. Subir el archivo de Excel al sistema, una vez que se trabajó en éste off line (fuera del sistema), habiendo seleccionado previamente el tipo de acción: Alta, Cambio o Baja, desde el módulo Carga de Información > Carga de Archivos.
4. Decidir el procedimiento para subir la información en el SIPOT.
Al contar con el análisis previo y la información que solicita el formato, será sencillo decidir la vía para cargar la información en el SIPOT.
Actualmente hay básicamente dos opciones:
- Cargar la información mediante un formulario web, es decir, en el mismo SIPOT en donde cada campo se llena en línea. Esto en el Módulo de "Administración de Información".
- Cargar la información mediante un archivo de Excel. Esto requiere llevar a cabo dos pasos: descargar el archivo, llenar el formato con la información solicitada en los diferentes campos que lo integran off line (fuera del sistema) y una vez completado subirlo o darlo de alta en el SIPOT en el Módulo: Carga de Información > Carga de Archivos
Cuando hay un error en el llenado del formulario vía web, el sistema emite un aviso en la parte superior derecha de la pantalla, donde indica qué error se presentó. El sistema no concretará el alta o cambio del registro hasta que no se corrija dicho error; por tanto, no desaparecerá el formulario y se quedará prellenado hasta que se realicen los ajustes necesarios. Una vez corregido el error aparecerá el acuse correspondiente.
Para evitar errores en la captura debes tomar en cuenta, al preparar tu información, tanto el diccionario de datos, donde se especifica cuántos y cuáles caracteres se permiten emplear en cada campo, como los lineamientos técnicos correspondientes, donde se especifica lo que debe ingresarse en cada campo.
Deberás imprimir el acuse que se genera al concluir correctamente el alta, cambio o baja de registros justo en el momento en que aparece en la pantalla, ya que no podrás generarlo posteriormente.
Recuerda habilitar las ventanas emergentes de tu navegador para que puedas visualizar los acuses.
El formulario Web es una de las maneras en la que es posible cargar información de transparencia. La captura de la información se lleva a cabo en línea. Su uso permite dar de alta o cambiar registro por registro, así como dar de baja registros de manera focalizada.
Cada vez que se da de alta un nuevo registro hay que realizar el procedimiento para ingresar la información al formulario web correspondiente, por lo que su uso sólo se considera pertinente cuando el sujeto obligado tiene pocos registros para incorporar.
2.5.2 ¿Cómo dar de alta, cambiar y dar de baja registros por medio de un formulario web?
VIDEO
Cómo dar de alta, cambiar y dar de baja registros por medio de un formulario Web
Como puedes ver, el proceso de captura vía web es sencillo, lo central, como lo hemos venido comentando, es la preparación previa y el análisis que haces de la información que se solicita.
VIDEO
Cómo realizar una carga masiva de información mediante un archivo de Excel
Los archivos de Excel para incorporar o actualizar información de transparencia en el SIPOT son útiles cuando se realiza una carga masiva, es decir, cuando se ingresa mucha información. Están integrados por columnas que indican la información que se solicita en cada una de éstas, las cuales corresponden a los campos que se explican en los lineamientos técnicos y en el diccionario de datos correspondientes.
Toma en cuenta que:
- Para realizar la actualización trimestral de información que solicitan algunos formatos, debes elegir la Acción “Alta”, así, la información se sumará en el sistema a la de los otros periodos del mismo año que incorporaste previamente.
- Para modificar información de algún formato, deberás elegir la Acción “Cambio”. El sistema sustituirá los registros de la base de datos que se encuentren en el archivo de Excel, tal como se muestra en el procedimiento descrito en el video “Cómo cambiar y dar de baja información de manera masiva a través de archivos de Excel”.
Lo anterior es válido para algunas obligaciones, según lo establezcan los periodos de conservación.
- En caso de que no ingreses los datos obligatorios, excedas el número máximo de caracteres o captures caracteres no permitidos, el sistema lo notifica mediante diferentes mensajes en pantalla, dependiendo del error identificado. Ver tabla Criterios para identificar errores de Excel
- Para identificar los errores cuando la carga se hace mediante formato de Excel, el sistema emite un PDF con una relación precisa de los errores indicando el número de fila y el nombre de la columna donde se ubican.
2.5.3 ¿Cómo realizar la carga masiva de información mediante un archivo de Excel?
Criterios para identificar errores:
a. Cuida utilizar sólo la opción pegado sin formato, pues de esta manera se evitará el uso de “caracteres no imprimibles”.
b. En textos numéricos no utilices formato con separador de miles, por ejemplo, no usar 3,000.00 ni el símbolo de pesos ($) y no usar más de 2 decimales.
c. En campos de hipervínculos, utiliza la dirección url completa (por ejemplo: http://www.ifai.org.mx/archivo.pdf); un error recurrente es escribir las direcciones electrónicas a partir de la triple W (www). El nombre de los archivos no deberá contener espacios.
d. No modificar los primeros 7 renglones del archivo debido a que contienen los nombres de los campos y atributos con los que serán importados al SIPOT. El registro de la información deberá realizarse a partir de la fila 8.
e. En los campos que contienen catálogos, debe utilizarse alguna de las opciones de la lista desplegable que presentan. No deberán incorporarse opciones nuevas, ya que el sistema no las acepta.
f. No se deberán modificar ni agregar columnas en el formato, solo se permite ajustar el ancho.
g. No se deberá modificar ni eliminar la información de las pestañas denominadas “Hidden”, debido a que contiene los datos para cada catálogo. Si el sujeto obligado no puede adaptar su información a ninguna de las opciones del catálogo, el titular de la unidad de transparencia debe informarlo al INAI para recibir la asesoría necesaria.
h. No deberá modificarse ni eliminarse la información de las pestañas denominadas “Tablas” que tienen un número. Su función es vincular la información que se incorpore en la tabla con los registros de la hoja de Excel.
i. En el campo denominado “Año” deberá capturarse el año al que pertenece la información, puede ser igual al dato del campo “Ejercicio”.
j. Verificar que la configuración del Excel que se utiliza para llenar los formatos tenga habilitada la opción México para evitar problemas en la captura de caracteres.
Para identificar en qué formatos puedes utilizar campos alfanuméricos con y sin caracteres especiales, es necesario consultar el diccionario de datos.
El ID o número de identificación es numérico y sólo se utiliza para el momento de realizar la carga de la información.
2.5.4 ¿Cómo cargar información en archivos de Excel con campos tipo tabla de relación básica?
VIDEO
Captura de información en Excel con campos tipo tabla de relación básica
Los números de identificación (ID) son independientes para cada columna o campo, por lo que se puede utilizar el mismo ID en diferentes columnas, en el mismo formato.
Algunos formatos cuentan con tablas llamadas “Tabla y un número”.
Los formatos con tablas de relación básica son los que permiten vincular un registro o fila de la hoja principal con uno o varios registros de una tabla secundaria mediante el mismo número de identificación (ID). Es decir, son los formatos que solicitan, de la misma persona o situación, más de un dato, por ejemplo, los últimos cursos que ha tomado un sujeto, sus últimos empleos o las personas que han participado en una misma investigación o estudio. En estos casos, se vincula a esa situación o persona, de la cual se está informando en la tabla principal, con los datos solicitados que se reportan en la tabla secundaria.
El ID no se repite en la tabla principal, mientras que en la secundaria puede repetirse una o varias veces, según la información que solicite el formato.
En el siguiente video se muestra cómo realizar correctamente la captura de información en archivos de Excel que cuentan con campos tipo tabla de relación básica.
Aun cuando el SIPOT tiene la opción de deshabilitar formatos es altamente recomendable que no se use esta vía. En cambio, será preferible detonar el proceso de ajuste a la tabla de aplicabilidad con el INAI.
Si por alguna razón a una administradora o administrador de unidad administrativa le fue asignado un formato que no le corresponde y no tiene información para llenarlo, deberá comunicarlo al titular de su unidad transparencia, no debe eliminarlo, ya que probablemente la información la tenga otra unidad dentro del mismo sujeto obligado.
2.5.5.2 Justificar que el formato no aplica al sujeto obligadoEl sujeto obligado deberá proporcionar la información de todos los formatos que por ley le conciernen.
Si por alguna razón le asignaron un formato del que no le corresponde registrar información, antes de “bajarlo” de forma unilateral, es recomendable que a través del titular de la unidad de transparencia se inicie un proceso de ajuste a la tabla de aplicabilidad. En lo que concluye el trámite, se recomienda documentar en el campo de notas de dicho formato todas las consideraciones que sean necesarias: argumentos legales, oficios remitidos al INAI, entre otros. De esta manera, el público en general podrá conocer las explicaciones que el sujeto obligado brinde respecto a la ausencia de información de esa fracción que se encuentre en análisis de aplicabilidad.
Generalmente, la razón que explica que un formato no aplica al sujeto obligado es porque el artículo, la fracción y el inciso que le corresponde no es una atribución que la ley establezca para el sujeto obligado.
En caso de que por error inhabilites un formato, el titular de la unidad de trasparencia debe solicitar al INAI que lo vuelva a habilitar.
Una vez que se inhabilita algún formato, aunque lo vuelvas a ingresar ya no se puede incorporar al sistema, esto sólo puede hacerlo el área de informática del INAI.
Que las y los titulares de unidades de transparencia comprendan cómo agregar en el SIPOT unidades administrativas, asignarles formatos y dar de alta a las y los usuarios de éstas, con el fin de que este sistema sea usado por los integrantes del sujeto obligado; y que distingan, también, los procedimientos para dar de alta, cambiar y dar de baja información en el SIPOT, para el cumplimiento de sus obligaciones de transparencia.
Integrantes de Sujetos Obligados (SO), especialmente a Administradores de Sujetos Obligados (A de SO).
2.6 Componentes de cierre
2.6.1 Resumen
Una vez que concluiste el estudio de este módulo, te invitamos a realizar el cuestionario de evaluación correspondiente.
Se integra con cinco preguntas de opción múltiple que podrás responder si has revisado con atención los contenidos de este módulo. Se ubica en la plataforma de aprendizaje (CEVINAI) como “Autoevauación del módulo 2”.
2.6.2 Autoevaluación
3.3 Componentes de cierre
Una vez que concluiste el estudio de este módulo, te invitamos a realizar el cuestionario de evaluación correspondiente. Se integra con seis preguntas de opción múltiple que podrás responder si has revisado con atención los contenidos de este módulo.
Se ubica en la plataforma de aprendizaje (CEVINAI) como “Autoevauación del módulo 3”.
Al finalizar los tres módulos y después de haber realizado las autoevaluaciones parciales, te invitamos a aplicar la autoevaluación global, conformada por los tres cuestionarios parciales, cuya aprobación será necesaria para obtener la constancia del curso. Esta evaluación se ubica en la plataforma de aprendizaje (CEVINAI) como “Autoevauación global de la guía instructiva del SIPOT”.
3.3.2 Autoevaluación
3.3.1 Resumen
3.2.5.2 Justificar que el formato no aplica al sujeto obligadoEl sujeto obligado deberá proporcionar la información de todos los formatos que por ley le conciernen.
Si por alguna razón le asignaron un formato del que no le corresponde registrar información, antes de “bajarlo” de forma unilateral, es recomendable que a través del titular de la unidad de transparencia se inicie un proceso de ajuste a la tabla de aplicabilidad. En lo que concluye el trámite, se recomienda documentar en el campo de notas de dicho formato todas las consideraciones que sean necesarias: argumentos legales, oficios remitidos al INAI, entre otros. De esta manera, el público en general podrá conocer las explicaciones que el sujeto obligado brinde respecto a la ausencia de información de esa fracción que se encuentre en análisis de aplicabilidad.
Generalmente, la razón que explica que un formato no aplica al sujeto obligado es porque el artículo, la fracción y el inciso que le corresponde no es una atribución que la ley establezca para el sujeto obligado.
3.2.5 Otras acciones a realizar
en el SIPOT
- Entra a la pantalla “Capturar información” y da clic en el formato donde se quiere eliminar la información.
- Aparecerá la pantalla “Modificar registro de formato” cuyo nombre se ubica en la parte superior. Aquí se ven todos los registros con la información que se subió para ese formato. En la columna “Opción” aparece el ícono de bote de basura. Da clic en éste cuidando que sea el que está a la derecha del registro que se quiere eliminar.
- Aparecerá una ventana donde se pide “Aceptar la acción”. Al dar clic en el botón “Aceptar” se concreta la eliminación del registro seleccionado. El sistema guarda los cambios realizados y presenta el comprobante de eliminación.
3.2.5.1 Eliminar información de un formato
Si requieres eliminar información de un formato que ya subiste al SIPOT, hay que seguir los siguientes pasos:
Este procedimiento sólo puede realizarse con información de archivos de Excel que se hayan incorporado al SIPOT, donde exista más de un registro.
El procedimiento permite eliminar uno o varios registros, o bien filas completas. No es útil cuando se quiere modificar o eliminar la información de una columna o campo del registro, ya que se borra la fila completa.
3.2 Principales procedimientos para cargar, eliminar y corregir información en el SIPOT
3.2.4 ¿Cómo cargar información en archivos de Excel con campos tipo tabla de relación básica?
3.2 Principales procedimientos para dar de alta, cambiar y dar de baja información en el SIPOT
Toma en cuenta que:
- Para realizar la actualización trimestral de información que solicitan algunos formatos, debes elegir la Acción “Alta”, así, la información se sumará en el sistema a la de los otros periodos del mismo año que incorporaste previamente.
- Para modificar información de algún formato, deberás elegir la Acción “Cambio”. El sistema sustituirá los registros de la base de datos que se encuentren en el archivo de Excel, tal como se muestra en el procedimiento descrito en el video “Cómo cambiar y dar de baja información de manera masiva a través de archivos de Excel”.
Lo anterior es válido para algunas obligaciones, según lo establezcan los periodos de conservación.
- En caso de que no ingreses los datos obligatorios, excedas el número máximo de caracteres o captures caracteres no permitidos, el sistema lo notifica mediante diferentes mensajes en pantalla, dependiendo del error identificado. Ver tabla Criterios para identificar errores de Excel
- Para identificar los errores cuando la carga se hace mediante formato de Excel, el sistema emite un PDF con una relación precisa de los errores indicando el número de fila y el nombre de la columna donde se ubican.
3.2 Principales procedimientos para dar de alta, cambiar y dar de baja información en el SIPOT
VIDEO
Cómo realizar una carga masiva de información mediante un archivo de Excel
3.2.3 ¿Cómo realizar la carga masiva de información mediante un archivo de Excel?
VIDEO
Cómo dar de alta, cambiar y dar de baja registros por medio de un formulario Web
3.2.2 Cómo dar de alta, cambiar y dar de baja registros por medio de un formulario web
Para el llenado de cada formato, sea vía web o con archivo de Excel, te recomendamos seguir la estrategia “Análisis e integración de la información requerida en cada formato” con los cuatro pasos que la conforman. Este proceso te permitirá llenar los formatos que te fueron asignados previamente, atendiendo las especificaciones para su llenado, e incorporarlos al SIPOT de manera más ágil.
También es importante que revises los componentes “Apunte” y “Dato útil” que aparecen en las pantallas donde se presentan los diferentes procesos de captura, ya que ahí se dan aportaciones y tips para cargar la información sin errores.
Independientemente del tipo de información y la manera en que ésta se cargue y se suba al SIPOT (vía formulario Web o archivo de Excel), en todos los formatos hay campos que siempre deberán llenarse:
3. Integrar u organizar la información obtenida.
Una vez que se cuenta con la información es necesario prepararla conforme se solicita en el formato, atendiendo a lo que se pide en cada campo, a las especificaciones para su llenado, y a la distribución que se haya hecho de éstos.
La distribución de los formatos en el SIPOT considera tres posibilidades de llenado que repercuten en la integración y organización de la información:
2. Recabar la información requerida.
Dependiendo del formato y los datos que se soliciten, la información puede obtenerse de:
3.2.1 ¿Qué hacer y qué tener en cuenta antes de cargar la información en el SIPOT?
Antes de integrar la información que generan los sujetos obligados al SIPOT, es recomendable seguir cuatro pasos que en conjunto integran una estrategia denominada “Análisis e integración de la información requerida en cada formato”.
1. Identificar y comprender la información que requiere cada formato.
Para ello es necesario:
6
3.1 Consideraciones y procedimientos generales
• Ícono de lápiz: indica que se puede editar
• Ícono de bote de basura: indica que se puede borrar
• Ícono para ir a la primera página
• Ícono para ir a la página anterior
• Ícono para ir a la página siguiente
• Ícono para ir a la última página
• Ícono del signo de “más” para agregar
• Ícono de "Descarga" para bajar archivos
• Ícono de "Buscar" para la ubicación de archivos o información
3.1.4 ¿Cuáles son los recursos básicos del SIPOT?
3.1.3 ¿Cómo cambiar la contraseña?
Si el usuario y la contraseña son correctos, habrás ingresado al SIPOT.
Para realizar las funciones que te fueron asignadas, según tu rol, deberás moverte en las opciones “Administración” y “Menú" que se ubican en la parte izquierda.
3.1.2 ¿Cómo ingresar y
salir del SIPOT?
• Equipo de cómputo con acceso a Internet.
• Navegador de internet, preferentemente Mozilla Firefox, Chrome, Microsoft Edge o Internet Explorer.
• Usuario y contraseña, el nombre de usuario es el correo electrónico que fue registrado en la Plataforma Nacional de Transparencia (PNT). Las y los administradores de sujeto obligado o titulares de unidad de transparencia reciben sus usuarios y contraseñas de parte del INAI; mientras que los usuarios y contraseñas de las y los administradores de unidad administrativa son generados y distribuidos por su unidad de transparencia.
• Conocimiento básico de la paquetería de Office, especialmente Excel.
• Contar con los lineamientos técnicos correspondientes a la carga.
• Contar con el diccionario de datos correspondiente.
• Conocer las funciones y atribuciones contenidas en el manual de organización de tu institución o equivalente.
• Haber revisado el Módulo 1 de esta guía.
3.1.1 ¿Qué se requiere para
trabajar en el SIPOT?
Que las y los administradores de unidad administrativa distingan los principales procedimientos para dar de alta, cambiar y dar de baja información en el SIPOT, tanto a través de formularios web como de archivos de Excel, a partir de visualizar o revisar las consideraciones y los procedimientos involucrados y ponerlos en práctica para el cumplimiento de sus obligaciones de transparencia.
Integrantes de Sujetos Obligados (SO), especialmente a Administradores de Unidades Administrativas.
En este apartado se presentan orientaciones y recomendaciones para trabajar un ejemplo. Para ello, se incorporan documentos con información a tomar en cuenta para atender la obligación o formato específico:
Visualiza o descarga el siguiente archivo PDF con el ejemplo de cómo queda resuelto este formato. Da clic aquí.
El ejemplo pueden ser un referente para el llenado de otros formatos con requerimientos parecidos.
En este apartado se presentan orientaciones y recomendaciones para trabajar un ejemplo.
Cada ejemplo se integra con cinco componentes que, en conjunto, hacen posible y muestran cómo trabajar la obligación o el formato específico, estos son:
- Lineamientos Técnicos Generales, con los criterios correspondientes al formato ejemplo.
- Diccionario de datos, con las explicaciones específicas del formato ejemplo.
- Cómo trabajarlo, donde se sigue y recomienda una estrategia para analizar y organizar la información que requiere la obligación, la cual se lleva a cabo antes de llenar el formato de Excel o formulario Web.
- En video, donde se presenta el procedimiento que muestra cómo cargar la información en el SIPOT, ya sea mediante formato de Excel o formulario Web.
- Cómo queda, donde se muestra cómo queda el ejemplo con la información correspondiente, ya sea en un archivo de Excel o en el formulario Web.
El ejemplo pueden ser un referente para el llenado de otros formatos con requerimientos parecidos.
Visualiza o descarga el siguiente archivo PDF con el ejemplo de cómo trabajar este formato. Da clic aquí.
Visualiza o descarga el siguiente archivo PDF de Diccionario de Datos. Da clic aquí.
Cerrar X
Formato LGTA70FXB
Visualiza o descarga el siguiente archivo PDF de Lineamientos Técnicos generales. Da clic aquí.
Total de plazas vacantes y ocupadas del personal de base y confianza
Remuneración bruta y neta de todos los servidores públicos de base o de confianza
Visualiza o descarga el siguiente archivo PDF de Lineamientos Técnicos generales.Da clic aquí.
Formato LGTA70FVIII
Visualiza o descarga el siguiente archivo PDF con el ejemplo de cómo trabajar este formato.Da clic aquí.
Visualiza o descarga el siguiente archivo PDF con el ejemplo de cómo queda resuelto este formato. Da clic aquí.
Visualiza o descarga el siguiente archivo PDF de Diccionario de Datos.Da clic aquí.
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Servicios que ofrece
el sujeto obligado
Formato LGTA70FXIX
Visualiza o descarga el siguiente archivo PDF de Lineamientos Técnicos generales. Da clic aquí.
Formato LGTA70FXXXI
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Descarga un documento con el ejemplo de cómo queda
resuelto este archivo de Excel. Da clic en la imagen.
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Informes programáticos presupuestales, balances generales y estados financieros
Presentación
El desarrollo de una cultura de transparencia y acceso a la información es fundamental para el cumplimiento de las obligaciones de transparencia que tienen las y los administradores de sujeto obligado y las y los administradores de unidad administrativa. Para tal fin, no solo se requiere de la comprensión de algunos temas básicos, también es necesario ejecutar adecuadamente las obligaciones legales correspondientes y, especialmente, asumirse y ser parte activa de esta nueva cultura.
En esta guía nos acercamos tanto a conocimientos básicos sobre transparencia y acceso a la información como a procesos involucrados en la ejecución de las obligaciones que deben cumplir las y los administradores, de la mano de los sujetos obligados. En el primer módulo retomamos algunos referentes conceptuales que integran esta cultura y que otorgan un panorama general de la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas, como una triada esencial cuyas descripciones nos ayudan a comprender la importancia social de compartir la información que generan los sujetos obligados.
También se describen las características y tareas de algunos de los principales involucrados en hacer que esta cultura sea posible: el gobierno abierto, los sujetos obligados, las y los administradores de sujetos obligados y de unidades administrativas; así como los componentes legales e instrumentales que sustentan y orientan las acciones a realizar para cumplir con las obligaciones de transparencia y de acceso a la información.
Dado que el propósito principal de esta guía es situarse en la aplicación de los procedimientos que deben realizar las y los administradores para cumplir con las obligaciones que tienen los sujetos obligados en materia de transparencia y acceso a la información, las explicaciones que se presentan respecto a estos temas son generales. Para ahondar en ellas se recomienda revisar los cursos “Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública” y “Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública”, que se encuentran como parte de la oferta de capacitación del INAI en el CEVINAI.
a. Información complementaria. Hace referencia justamente a la información que amplía, refuerza o explica de otra manera el contenido principal; solo algunos temas del módulo uno la incluyen.
b. Apunte. Es información coloquial que recupera buenas prácticas compartidas por especialistas en el tema. Contribuye a darle mayor sentido a los diferentes contenidos. Este elemento está presente en los tres módulos.
c. Dato útil. Es información específica que ayuda a la comprensión y ejecución de los procedimientos en el SIPOT. Se presenta sólo en los módulos dos y tres.
Consultar estos elementos didácticos en cada página donde se presentan, es fundamental para un mejor aprovechamiento del material.
La guía instructiva para el uso del SIPOT está integrada por seis apartados.
Los tres primeros: presentación, instrucciones de uso, y esta sección llamada recomendaciones de estudio, tienen la intención de mostrar un panorama de lo que contiene la guía, cómo están organizados sus componentes y algunas recomendaciones para orientar su uso y estudio, y así contribuir a que la experiencia de aprendizaje resulte productiva.
Es recomendable que lo primero que se consulte sean estos tres apartados que proporcionan información para un estudio y uso más óptimo de la guía.
Los siguientes tres apartados son:
Módulo 1. Cultura de transparencia y acceso a la información
Módulo 2. Administrador de Sujeto Obligado (Titular de Unidad Transparencia)
Módulo 3. Administrador de Unidad Administrativa
Presentan el contenido central de la guía. Cada tema es planteado a manera de pregunta-respuesta. La explicación de los temas con contenidos conceptuales y actitudinales, propios del módulo uno, se presentan básicamente mediante textos cortos con gráficos animados y clips de video con información complementaria; mientras que los temas de carácter procedimental, correspondientes a los módulos dos y tres, se muestran principalmente con clips de video.
Las páginas que integran cada uno de los módulos muestran distintos elementos didácticos diseñados para contextualizar y dar mayor referencia al contenido principal. La función esencial de estos elementos es fortalecer la experiencia de aprendizaje, ya que representan gran parte de la carga de tutoría (orientaciones y apoyos para el aprendizaje) que contiene el material.
Estos son:
a. Información complementaria. Hace referencia justamente a la información que amplía, refuerza o explica de otra manera el contenido principal; solo algunos temas del módulo uno la incluyen.
b. Apunte. Es información coloquial que recupera buenas prácticas compartidas por especialistas en el tema. Contribuye a darle mayor sentido a los diferentes contenidos. Este elemento está presente en los tres módulos.
c. Dato útil. Es información específica que ayuda a la comprensión y ejecución de los procedimientos en el SIPOT. Se presenta sólo en los módulos dos y tres.
Consultar estos elementos didácticos en cada página donde se presentan, es fundamental para un mejor aprovechamiento del material.
Los siguientes tres apartados son:
Módulo 1. Cultura de transparencia y acceso a la información
Módulo 2. Administrador de Sujeto Obligado (Titular de Unidad Transparencia)
Módulo 3. Administrador de Unidad Administrativa
Recomendaciones de estudio
Es recomendable que lo primero que se consulte sean estos tres apartados que proporcionan información para un estudio y uso más óptimo de la guía.
La guía instructiva para el uso del SIPOT está integrada por siete apartados.
Los tres primeros: presentación, instrucciones de uso, y esta sección llamada recomendaciones de estudio, tienen la intención de mostrar un panorama de lo que contiene la guía, cómo están organizados sus componentes y algunas recomendaciones para orientar su uso y estudio, y así contribuir a que la experiencia de aprendizaje resulte productiva.
Es recomendable que lo primero que se consulte sean estos tres apartados que proporcionan información para un estudio y uso más óptimo de la guía.
Los siguientes tres apartados son:
Módulo 1. Cultura de transparencia y acceso a la información
Módulo 2. Administrador de Sujeto Obligado (Titular de Unidad Transparencia)
Módulo 3. Administrador de Unidad Administrativa
En el segundo módulo, dedicado a las y los administradores de sujetos obligados o titulares de unidades de transparencia, presentamos los principales procesos que deben conocer y ejecutar: dar de alta a las unidades administrativas, dar de alta a las y los usuarios en el rol de administradores de unidades administrativas, y asignar formatos a cada unidad administrativa. Lo anterior lo explicamos mediante orientaciones de lo que pueden hacer antes de realizar cada procedimiento y durante el mismo. Las explicaciones se acompañan de algunas recomendaciones y consejos que se presentan bajo la denominación de “dato útil” y “apunte”, así como algunas indicaciones previas y generales para ingresar y manejar el sistema.
En el tercer módulo, dirigido a las y los administradores de unidades administrativas, mostramos los principales procedimientos que se requieren para dar de alta, cambiar y dar de baja información de las obligaciones de transparencia en el SIPOT y, asimismo, ofrecemos orientación de lo que debe hacerse antes de realizar cada procedimiento y durante el mismo. También se proponen recomendaciones y consejos, como ayudas, para realizar mejor estas tareas. Este tema se incluye en el módulo dos, ya que los titulares de unidades de transparencia también necesitan conocer y llevar a cabo estas acciones.
Cabe mencionar que cada uno de los procedimientos que deben conocer y ejecutar las y los administradores de sujetos obligados y de unidades administrativas para cumplir con sus obligaciones de transparencia y que se presentan en esta segunda versión de la “Guía instructiva para el uso del SIPOT”, se realizaron a partir de las mejoras que ha tenido este sistema en los últimos meses del 2017.
Se recomienda estudiar la guía siguiendo el orden de nuestro sistema de lectoescritura (de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo), en la disposición en que se presentan “las ventanas” de cada sección en la página inicial de la guía. Esto permitirá avanzar en el conocimiento de manera ordenada y gradual. Se estima que su estudio pueda realizarse en 10 o 12 h, sin contemplar la revisión de los ejemplos.
- Lineamientos Técnico Generales, propios del formato ejemplo.
- Diccionario de datos, con las explicaciones específicas del formato ejemplo.
- ¿Cómo trabajarlo?, donde se sigue y recomienda una estrategia para analizar y organizar la información que requiere la obligación, la cual se lleva a cabo antes de llenar el formato de Excel o formulario web correspondiente.
- En video, donde se presenta el procedimiento que muestra cómo cargar la información en el SIPOT, ya sea mediante formato de Excel o formulario web.
- ¿Cómo queda?, donde se muestra cómo queda el ejemplo con la información correspondiente, ya sea en un archivo de Excel o en el formulario web.
Los ejemplos pueden ser un referente para el llenado de otros formatos con requerimientos parecidos.
Por último, se presentan algunos ejemplos, éstos se integran con cinco componentes:
Al finalizar los tres módulos y después de haber realizado las autoevaluaciones parciales, se invita a aplicar la autoevaluación global, conformada por los tres cuestionarios parciales, cuya aprobación será necesaria para obtener la constancia del curso.
Una vez concluido el estudio de la guía, ésta se constituye en un material de consulta permanente al que se puede acudir conforme las necesidades de cada usuaria o usuario, por ello, es posible ingresar desde el menú principal a cualquier tema y subtema de los diferentes módulos y revisar contenidos específicos tantas veces como se requiera.
Adicionalmente, estos módulos contienen un resumen general, a manera de infografía, y una autoevaluación objetiva.
Cada módulo tiene su propia autoevaluación. Se recomienda realizar el cuestionario de evaluación correspondiente al módulo, que se ubica en la plataforma de aprendizaje (CEVINAI), en cuanto se concluya su estudio para identificar el grado de comprensión adquirido y, de ser necesario, revisar de nuevo algunos temas.
Al finalizar los tres módulos y después de haber realizado las autoevaluaciones parciales, se invita a aplicar la autoevaluación global, conformada por los tres cuestionarios parciales, cuya aprobación será necesaria para obtener la constancia del curso.
Se recomienda estudiar la guía siguiendo el orden de nuestro sistema de lectoescritura (de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo), en la disposición en que se presentan “las ventanas” de cada sección en la página inicial de la guía. Esto permitirá avanzar en el conocimiento de manera ordenada y gradual. Se estima que su estudio puede realizarse en 10 o 12 h, sin contemplar la revisión de los ejemplos.
Una vez concluido el estudio de la guía, ésta se constituye en un material de consulta permanente al que se puede acudir conforme las necesidades de cada usuaria o usuario, por ello, es posible ingresar desde el menú principal a cualquier tema y subtema de los diferentes módulos y revisar contenidos específicos tantas veces como se requiera.
La guía instructiva para el uso del SIPOT es un material diseñado para el aprendizaje autogestivo o el autoestudio. Se presenta en un formato de aplicación multimedia, cuya consulta se realiza vía web. Puedes visualizarla en distintos navegadores como Safari, Edge y preferentemente en Chrome y Firefox, tanto en computadoras como en dispositivos móviles.
Es una aplicación de manejo fácil e intuitivo. Aunque por su carácter hipertextual, propio de una aplicación para Web, puede ser recorrida de múltiples maneras, sugerimos realizar, en un principio, una navegación lineal, es decir, siguiendo el orden de nuestro sistema de lectoescritura (de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo), en la disposición en que se presentan “las ventanas” de cada sección en la página inicial de la guía. Desde el menú general se puede tener acceso a las siete secciones que integran la guía:
- Cómo usar esta guía
- Presentación
- Recomendaciones de estudio
- Módulo 1
- Módulo 2
- Módulo 3
-Puedes recorrer cada módulo avanzando hacia la página siguiente o regresar a la anterior con los botones de flechas.
- Desde cualquier página puedes acceder al menú del módulo y acceder a otro tema, dando clic en “Menú módulo”, éste se muestra en forma desplegable.
- Puedes volver a la página inicial con el botón “Menú gral.” que se encuentra en todas las páginas de estas secciones.
El contenido central de la guía se encuentra al acceder a los tres módulos. En las páginas interiores de cada una de estas secciones es posible realizar diferentes acciones para navegar en cada módulo y entre éstos:
- Cómo usar esta guía
- Presentación
- Recomendaciones de estudio
- Módulo 1
- Módulo 2
- Módulo 3
- Ejemplos
En cada módulo tendrás acceso a componentes didácticos que regulan la experiencia de aprendizaje, como: información complementaria, apuntes y dato útil, a los que se puede acceder dando clic en sus correspondientes íconos. Éstos se despliegan una ventana emergente.
Cómo usar esta guía
Los procedimientos que explican cómo cargar, actualizar y subir información al SIPOT, correspondientes a los módulos 2, 3 y la información complementaria del módulo 1, se presentan en clips de video, los cuales pueden visualizarse desde las mismas páginas o bien, accediendo a su espacio en Youtube.
Quizá consideres que ser A de SO o A de UA es una gran responsabilidad, que implica dedicar tiempo y esfuerzo; esto puede ser cierto, pero vale la pena si consideras que tus tareas son verdaderamente importantes y necesarias en el actual contexto social que demanda gobiernos más transparentes. Informar a la sociedad de las acciones que se llevan a cabo en tu institución u organización y dar cuenta de los actos que realizan, es fundamental para contribuir al ejercicio de la transparencia y a la credibilidad gubernamental y, por tanto, para favorecer el desarrollo de esta cultura.
Cada sujeto obligado, según sus funciones, puede contribuir en el desarrollo de la cultura de transparencia y acceso a la información de diferente manera, por ejemplo:
• Un partido político puede incidir en el diseño y evaluación de las políticas públicas para la rendición de cuentas. Es decir, tiene facultades políticas decisivas en la vida nacional.
• Para un sindicato, la tendencia de transparentar y comunicar las acciones de la organización y rendir cuentas a la sociedad, puede ser una manera de reducir manejos inapropiados de los recursos, recobrar la confianza social y fortalecerse como agente de negociación laboral.
• Una universidad pública puede contribuir a promover, entre los profesionales que forma, la importancia de esta cultura para la toma de decisiones ciudadanas basadas en más y mejor información.
¿De qué manera contribuye tu institución u organización al desarrollo de esta cultura?
Para todas las personas que laboran, son o forman parte de los sujetos obligados que administran recursos públicos o realizan actos de autoridad y que, además, tienen la responsabilidad de tener el rol de administrador de sujeto obligado o de administrador de unidad administrativa, es importante compartir la información que generan sus instituciones y hacerlo con transparencia. Para ello, es necesario que incorporen la cultura de transparencia y acceso a la información como parte de sus tareas, y la internalicen, es decir, la hagan suya.
Las acciones de las y los administradores, cualquiera que sea su rol, contribuyen ampliamente a:
1.1.2 ¿Por qué es importante compartir la información que genera mi centro de trabajo y hacerlo con transparencia?
- Poner a disposición de todas las personas la información que genera el sujeto obligado del que forman parte y, con ello, brindar la oportunidad de ofrecer referentes para valorar su contribución a la sociedad.
- Mejorar la generación y organización de la información para mostrarla al público.
- Favorecer la toma de decisiones ciudadanas basadas en más y mejor información.
- Consolidar la rendición de cuentas en el país.
- Conformar un gobierno democrático.
- Recobrar la confianza y credibilidad ciudadana en los gobiernos, los poderes de la unión y las organizaciones e instituciones que reciben y administran recursos públicos.
- Fortalecer las instituciones y organizaciones, y hacerlas confiables y transparentes.
Toma en cuenta que:
- En caso de que no ingreses los datos obligatorios, excedas el número máximo de caracteres, captures caracteres no permitidos o se sobrepase el número máximo de registros del formato, el sistema lo notifica mediante diferentes mensajes, dependiendo del error identificado.
- Para identificar los errores cuando la carga se hace mediante formato de Excel, el sistema reporta en un PDF la relación de errores: la hoja, la fila y el nombre del campo donde se ubican.
2.5.6 ¿Cómo cambiar y dar de baja información de manera masiva a través de archivos Excel?
En el SIPOT podrás realizar cambios y bajas masivas de información a través de los archivos de Excel. Estas funcionalidades son útiles, por ejemplo, en fracciones donde los lineamientos técnicos correspondientes indican que debes mantener la información actualizada, y de un periodo a otro solo debes cambiar algunos datos.
Tanto para cambiar como para dar de baja información es necesario llevar a cabo dos pasos en el SIPOT:
1. Descargar el archivo con la información que se quiere cambiar o dar de baja, que se subió previamente en el SIPOT; esto se hace en el módulo de Carga de Información > Administración de Información. Para este proceso puedes utilizar los filtros avanzados que te permitirán afinar tu búsqueda y, posteriormente, descargarla.
Los archivos de Excel que se descargan en este paso contienen los campos e información que se explican en los lineamientos técnicos correspondientes, con la particularidad de que en la primera columna (la columna A) se descarga el código único que identifica cada uno de los registros que se encuentran cargados en el SIPOT.
2. Cargar el archivo con los registros a modificar o a dar de baja en el módulo de Carga de Información > Carga de Archivos. En este paso se concreta el cambio o la baja, según se elija en el tipo de carga.
En el siguiente video se presentan los procedimientos para llevar a cabo estas acciones:
VIDEO
Realización de cambios y baja masiva de información mediante un archivo de Excel
21
3.2.6 ¿Cómo cambiar y dar de baja información de manera masiva a través de archivos Excel?
4. Decidir el procedimiento para subir la información en el SIPOT.
Al contar con el análisis previo y la información que solicita el formato, será sencillo decidir la vía para cargar la información en el SIPOT.
Actualmente hay básicamente dos opciones:
20
2.5.5 ¿Cómo cargar información en archivos de Excel con campos tipo tabla de relación múltiple?
VIDEO
Captura de información en archivos de Excel con campos tipo tabla de relación múltiple
Las fracciones con formatos tipo tabla de relación múltiple son aquellas que permiten vincular varios registros de la tabla principal con uno o más registros de la tabla secundaria. Los números de identificación (ID) se pueden repetir, tanto en la hoja principal como en la tabla secundaria. Esta funcionalidad evita tener que capturar varias veces la información en tablas secundarías para vincularla, si es necesario, con diferentes registros de la tabla principal.
La relación múltiple puede presentarse en dos situaciones:
- Cuando se relacionan varios registros de la tabla principal, con varios registros de la tabla secundaria, con el mismo número identificador (ID).
Por ejemplo, cuando dos o más servicios que se informan en la hoja principal, se ofrecen en los mismos domicilios.
- Cuando se relacionan varios registros de la tabla principal con un solo registro de la tabla secundaria, con el mismo número identificador (ID).
Por ejemplo, cuando los trámites incorporados en la hoja principal del formato se realizan en el mismo domicilio. En este caso, el mismo ID permite vincular los registros mencionados en la hoja principal con un solo domicilio en la tabla secundaria.
22
El SIPOT cuenta con un módulo llamado “Opciones Avanzadas”. Éste tiene tres secciones que permiten realizar las siguientes acciones:
- Copia y borra información. Con esta opción es posible tanto para los administradores de sujetos obligados (AdeSO) como para los administradores de unidades administrativas (AdeUA) borrar o copiar registros de un periodo a otro, ya sea en su totalidad o una selección de éstos con la ayuda de filtros avanzados.
- Bitácora de carga. Permite solo a los administradores de sujetos obligados revisar y llevar un seguimiento de las acciones que han realizado los administrados de unidades administrativas que integran su sujeto obligado.
- Cambio de responsabilidad. Esta opción permite a los administradores de sujetos obligados transferir alguna de sus obligaciones a una o un administrador de unidad administrativa o transferir obligaciones entre éstas o éstos.
VIDEO
Cómo y para qué emplear las opciones avanzadas / Parte: Admin. Sujetos Obligados
2.5.7 ¿Cómo y para qué emplear opciones avanzadas?
El SIPOT cuenta un módulo llamado “Reportes”, éste permite generar reportes por sujeto obligado, con diferentes niveles de detalle, mediante los cuales las unidades de trasparencia podrán consultar y llevar un seguimiento de los registros que tiene en el SIPOT su sujeto obligado.
También permite descargar el diccionario de datos de los Lineamientos Técnicos correspondientes a la LGTAIP, tanto los 2015-2017, como los 2018; así como los relacionados con la LFTAIP.
En el siguiente video se explica cómo obtener los diferentes tipos de reportes:
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2.5.8 ¿Cómo y para qué emplear el módulo de reportes?
VIDEO
Cómo y para qué emplear el módulo de reportes
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3.2.5 ¿Cómo cargar información en archivos de Excel con campos tipo tabla de relación múltiple?
VIDEO
Cómo y para qué emplear las opciones avanzadas / Parte: Administrador Unidades Admins.
3.2.7 ¿Cómo y para qué emplear opciones avanzadas?
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El módulo de Opciones Avanzadas cuenta con la opción:
- Copia y borra información. En esta sección es posible copiar o borrar registros de un periodo a otro, ya sea en su totalidad o una selección de éstos con la ayuda de filtros avanzados.
3.2.8 ¿Cómo y para qué emplear el módulo de reportes?
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Consejos para no vulnerar el derecho a la protección de datos personales:
- Tratándose de datos personales, más no es mejor.
- Al dar cumplimiento a las obligaciones de transparencia publica sólo lo que indican los criterios. El INAI ya realizó un análisis de qué información sí tiene el carácter de ser pública de acuerdo con un análisis detallado del marco jurídico.
- Si tienes dudas respecto a la publicidad de algún dato personal consulta a tu Comité de Transparencia o al INAI.
- Los datos sobre la salud de las personas, preferencia sexual o religión nunca son públicos.
Serán causas de sanción por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de los sujetos Obligados:
I. Usar, sustraer o divulgar total o parcialmente y de manera indebida datos personales, que se encuentren bajo su custodia o a los cuales tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión;
II. Incumplir el deber de confidencialidad establecido en el artículo 42 de la Ley General;
III. Llevar a cabo la transferencia de datos personales, en contravención a lo previsto en la Ley General citada.
Si bien, como regla general, la información en posesión del gobierno es pública, es importante estar conscientes de que hay una parte que no lo es, tal es el caso de los datos personales, los cuales deben protegerse de acuerdo a lo que establece la Ley General de Protección de Datos en Posesión de los Sujetos Obligados.
Los datos personales son cualquier información de un ser humano, identificado o identificable.
Se considera que una persona es identificable cuando su identidad puede determinarse directa o indirectamente a través de cualquier información.
Algunos ejemplos de datos personales son: el nombre, domicilio, fecha de nacimiento, CURP, RFC, información de salud o patrimonial, entre otros.
Sólo una parte de los datos personales tratados son públicos, porque así lo dispone una Ley o bien porque existen razones de interés público. Por ejemplo, el nombre y sueldo de los servidores públicos, el nombre de beneficiarios de programas, etc.
1.2.4 ¿Qué es la protección de datos personales?